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POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROCEDIMIENTOS
EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE EDUPLUS S.A.S. (“EDUPLUS”)
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Presentación

En  primer  término  se  advierte  que  la  elaboración  y  propuesta  del  presente documento responde a la necesidad de dar cumplimiento a las disposiciones previstas en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 20122, que regula los deberes que asisten a los Responsables del Tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se destaca el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos, así como el artículo 13 del Decreto 1377 de 20133   que  establece  la  obligatoriedad  por  parte  de  los  Responsables  del  Tratamiento  de desarrollar  sus  políticas  para  el  tratamiento  de  los  datos  personales  y  velar  porque  los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas.

Resulta importante precisar que en los literales d) y e) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se hace expresa mención al Encargado y al Responsable del tratamiento, respectivamente. Así, el responsable del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, mientras que el Encargado del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

Ahora bien, las tecnologías actuales permiten a las empresas la gestión, explotación y almacenamiento eficiente de la información personal que utiliza para el cumplimiento de sus objetivos  corporativos  y  de  negocio,  como  puede  ser  en  sus  procesos  de  selección  y contratación de personal, o los procesos relacionados con el servicio y atención a clientes, usuarios, proveedores, accionistas y directivos, entre otros.

El derecho fundamental al habeas data tiene por objeto precisamente garantizar a los Titulares de los datos el poder de decisión y control que tienen sobre la información que les concierne, concretamente sobre el uso y destino que se le dan a sus datos personales. En este sentido, el derecho a la protección de datos personales dota al Titular de un abanico de facultades para mantener el control sobre su información personal. Estas opciones van desde el derecho a saber quién conserva los datos personales, los usos a los que se están sometiendo los mismos, hasta la definición de quién tiene la posibilidad de consultarlos. La ley les atribuye incluso el poder de oponerse a esa posesión y utilización.

 

2 Ley 1581 de 2012: “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”

3 Decreto 1377 De 2013: “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”

La Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, desarrollan una serie de garantías e instrumentos diseñados para garantizar la vigencia del referido derecho fundamental. De igual manera, la normatividad y la jurisprudencia relacionada con el derecho de habeas data se ha dado a la tarea de señalar la especialidad que tiene el tratamiento de datos personales de menores de edad, en aras de proteger los derechos de los niños, niñas y adolescentes.

En  este  contexto,  el  objeto  de  este  documento  consiste  en  cubrir  dichas  garantías  e instrumentos teniendo en cuenta nuestra condición de Responsables del tratamiento de datos personales a la luz, en especial, de lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la referida ley y en el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013.

Estas Políticas abarcan los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014, así como las demás normas complementarias y las diversas decisiones proferidas por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema.


CONTENIDO

CAPITULO I DISPOSICIONES GENERALES CAPITULO II AUTORIZACIÓN

CAPITULO III DERECHOS Y DEBERES

CAPÍTULO IV PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN CAPITULO V SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

CAPITULO VI DISPOSICIONES FINALES


CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES

 

ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este documento fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por  la  cual  se  dictan  disposiciones  generales  para  la  protección  de  datos  personales”,  el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”y el Decreto 886 de 2014, “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos”. A estas Políticas le sarán aplicables todas las demás normas que complementen o sustituyan las anteriores.

 

ARTICULO 2. AMBITO DE APLICACIÓN. Este documento se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje EDUPLUS, domiciliada en la Transversal 32 # 8 – 35 Zipaquirá, Cundinamarca con el correo electrónico admisiones@loquequieresaprender.com teléfonos: (1) 880 9542 en Zipaquirá, Cundinamarca y 301 770 4890 o 300 763 5369 en el resto del país.

ARTÍCULO 3. BASES DE DATOS. Las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento aplican a las bases de datos que maneja la compañía, y que serán registradas de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 886 de 2014 “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012” y la Circular Externa 002 de 2015 que “Adicionó el Capítulo Segundo en el Título V de la Circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio”, cuyo período de vigencia se contará desde la fecha de la autorización y hasta el cese de las operaciones de la sociedad.

ARTÍCULO 4. OBJETO. Por medio del presente documento se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los Responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos, así como lo estipulado por el artículo 13 del Decreto 1377 de 20134  que establece la obligatoriedad por parte de los Responsables del tratamiento de desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas y el Decreto 886 de 2014, que regula lo relacionado al Registro Nacional de Bases de Datos. Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza EDUPLUS, a fin de garantizar y proteger el 4 Decreto 1377 De 2013: “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios.

ARTÍCULO  5.  DEFINICIONES5.  Para  efectos  de  la  aplicación  de  las  reglas  contenidas  en  el presente documento y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3° de la Ley 1581 de 2012, se entiende por:

a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

b. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

c. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento

d. Dato  personal:  Cualquier  información  vinculada  o  que  pueda  asociarse  a  una  o  varias personas naturales determinadas o determinables.

e. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

f Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

g. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen  racial  o  étnico,  la  orientación  política,  las  convicciones  religiosas  o  filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

5  Las definiciones que se emplean en el presente artículo, son elementos indispensables para la protección del derecho de habeas data, y permiten una correcta y apropiada interpretación del presente documento y de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y demás normas vinculantes, y contribuyen a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales.

h. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

i. Hipervínculos   a   portales   de   terceros:   Los   Portales   de   EDUPLUS   contienen hipervínculos que re-direccionan a portales web de terceros. Cualquier acceso y/o uso que se haga de las páginas web de terceros a las que se re-direcciona al usuario, no se rigen por la presente Política de Tratamiento y Procedimientos de Datos Personales. EDUPLUS no se hace responsables de la información y prácticas que lleven a cabo los terceros en sus propios portales web.

j. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

k. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

l. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

m. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

n. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

 

ARTÍCULO 6. PRINCIPIOS. Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por EDUPLUS en los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos personales.

a. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

b. Principio   de   finalidad:   El   Tratamiento   de   los   datos   personales   recogidos   por EDUPLUS  debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular.

c. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de EDUPLUS en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por las personas  autorizadas  por  el  Titular  y/o  por  las  personas  previstas  en  la  Ley.  Los  datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

g. Principio   de   seguridad:   La   información   sujeta   a   Tratamiento   por   parte   de EDUPLUS, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.



CAPÍTULO II AUTORIZACIÓN

ARTÍCULO 7. AUTORIZACIÓN. La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos  personales  por  parte  de  EDUPLUS  requiere  del  consentimiento  libre,  previo, expreso e informado de los Titulares de los mismos. EDUPLUS, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los Titulares de los datos, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

ARTÍCULO 8. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.  La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido recolectados y almacenados en la base de datos. El  formato  para la  autorización será  elaborado  por EDUPLUS y será puesto a disposición del Titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102 y el Decreto 1377 de 2013.

Con   el   procedimiento   de   autorización   consentida   se   garantiza   que   se   ha   puesto   en conocimiento del Titular de los datos personales, que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, y el derecho que le asiste para solicitar el acceso, la actualización, rectificación y eliminación de sus datos personales en cualquier momento, a través de los mecanismos puestos a su disposición por EDUPLUS. Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.

La autorización es una declaración que informa al Titular de los datos personales:

  1. Quién recopila su información personal (responsable o encargado)
  2. Qué recopila (datos que se recaban)
  3. Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento)
  4. Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados.
  5. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles (si aplica) no está obligado a autorizar su tratamiento.

 

ARTÍCULO 9. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. EDUPLUS adoptará las medidas necesarias para    mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

ARTÍCULO 10. AVISO DE PRIVACIDAD: El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales a más tardar al momento de recolección de los datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

ARTÍCULO 11. CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD. El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

a) La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.

b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.

c)  Los derechos que le asisten al Titular.

d) Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el  Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

e) No  obstante  lo  anterior,  cuando  se  recolecten  datos  personales  sensibles,  el  aviso  de privacidad señalará expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.

ARTÍCULO   12.   AVISO   DE   PRIVACIDAD   Y   LAS   POLÍTICAS   DE   TRATAMIENTO   DE   LA INFORMACIÓN. EDUPLUS conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a cabo el tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de éste se deriven. Para el almacenamiento del modelo, EDUPLUS podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.



CAPITULO III DERECHOS Y DEBERES

 

ARTÍCULO 13. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de

2013 el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a EDUPLUS, en su condición de responsable del tratamiento.

b)  Solicitar  prueba  de  la  autorización  otorgada  a  EDUPLUS,  en  su  condición  de Responsable del Tratamiento.

c) Ser informado por EDUPLUS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

EDUPLUS mantendrá habilitados medios de contacto para que los Titulares de datos puedan ejercer sus derechos y dar aplicación a los procedimientos previstos en el Capítulo IV de estas Políticas, los cuales serán informados y puestos a disposición en el Aviso de Privacidad.

 

ARTÍCULO  14.  DEBERES  DE  EDUPLUS  EN  RELACIÓN  CON  EL  TRATAMIENTO  DE  LOS DATOS PERSONALES. EDUPLUS tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra  facultado  debidamente,  y  respetando  en  todo  caso  la  Ley  1581  de  2012,  el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014 y las demás normas aplicables sobre protección de datos personales De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, EDUPLUS se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

 

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

e) Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de laLey 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.

f) Suministrar  al  Encargado  del  Tratamiento,  según  el  caso,  únicamente  datos  cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

g) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

h) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

i) Tramitar  las  consultas  y  los  reclamos  formulados  por  los  Titulares  en  los  términos señalados en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

j) Insertar  en  la  base de datos  la leyenda  “información  en  discusión  judicial”  una  vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.

k) Insertar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles de recibido el reclamo completo.

l) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

m) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

n) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad  y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Designar a un área que asuma la función de protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

p) Cumplir  las  instrucciones  y  requerimientos  que  imparta  la  Superintendencia  de Industria y Comercio



CAPÍTULO IV PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

 

ARTÍCULO 15. DERECHO DE ACCESO. El poder de disposición o decisión que tiene el Titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y consultar si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, EDUPLUS debe garantizar al Titular su derecho de acceso en tres vías:

 

  1. La primera implica que el Titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
  2. La segunda, que el Titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.
  3. La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de EDUPLUS de informar al Titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.

 

PARAGRAFO: EDUPLUS garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del Titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera  gratuita,  el  detalle  de  los  datos  personales  a  través  de  medios  electrónicos  que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite de plazo y deberá permitir al Titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

ARTÍCULO  16. CONSULTAS. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, EDUPLUS garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales EDUPLUS garantiza:

  1. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
  2. Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.
  3. Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

 

ARTÍCULO 17. RECLAMOS. De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 u cualquier otra norma aplicable, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

a) El  reclamo  lo  podrá  presentar  el  Titular,  teniendo  en  cuenta  la  información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

b) Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra EDUPLUS, éste dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado.

c) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene el Responsable una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles de recibido el reclamo completo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

d) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

ARTÍCULO 18. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS. En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante podrán solicitar a EDUPLUS la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

 

1) Los derechos de rectificación, actualización o supresión se podrán ejercer por:

a) El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.

b) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

c) Por estipulación a favor de otro o para otro.

d) Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

 

2) La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por EDUPLUS señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:

a) El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta

b) Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.

c) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.

d) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

 

PARÁGRAFO PRIMERO. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS. EDUPLUS tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

EDUPLUS tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al Titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

EDUPLUS podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

Cada vez que EDUPLUS ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los Titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web.

 

PARÁGRAFO SEGUNDO. SUPRESIÓN DE DATOS. El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a EDUPLUS la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

  1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
  2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados

 

PARÁGRAFO TERCERO. EJERCICIO DEL DERECHO DE SUPRESIÓN. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por  EDUPLUS. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

 

  1. El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular. Para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, EDUPLUS debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

ARTÍCULO  19.  REVOCATORIA  DE  LA  AUTORIZACIÓN.  Los Titulares  de  los  datos  personales pueden  revocar  el  consentimiento  al  tratamiento  de  sus  datos  personales  en  cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, EDUPLUS deberá  establecer  mecanismos  sencillos,  de  fácil  acceso  y  gratuitos  que permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó y en los términos estipulados en la ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y normas modificatorias o complementarias. Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que EDUPLUS deba dejar de tratar por completo los datos del Titular. La segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.

Por lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el Titular no está conforme.

Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre Titular y Responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.Los mecanismos o procedimientos que EDUPLUS establezca para atender las solicitudes de  revocatoria  del  consentimiento  otorgado  no  podrán  exceder  los  plazos  previstos  para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

 


CAPITULO V SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

 

ARTÍCULO 20. MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, EDUPLUS adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

ARTÍCULO   21.   IMPLEMENTACIÓN   DE   LAS   MEDIDAS   DE   SEGURIDAD.   EDUPLUS mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

 

El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:

  1. Capacitación del personal que ingresa a la Compañía acerca de la Política de Tratamiento de datos personales y los mecanismos y protocolos de seguridad para el tratamiento de estos.
  2. Ámbito  de  aplicación  del  procedimiento  con  especificación  detallada  de  los  recursos protegidos.
  3. Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
  4. Funciones y obligaciones del personal.
  5. Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.
  6. Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.
  7. Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.
  8. Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.
  9. Medidas  a  adoptar  cuando  un  soporte  o  documento  sea  transportado,  desechado  o reutilizado.
  10. El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo.
  11. El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.

 


CAPÍTULO VI DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 22. EDUPLUS designa al área de MERCADEO o quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de datos personales. MERCADEO o quien haga sus veces, dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio   de   los   derechos   de   acceso,   consulta,   rectificación,   actualización,   supresión   y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012. Lo anterior, de ser necesario, se hará con el apoyo del área de ADMISIONES.

PARAGRAFO. EDUPLUS designa a MERCADEO como responsable de la adopción e implementación las obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

ARTÍCULO 23. VIGENCIA. La presente Política está rigiendo desde el 03 de Marzo de 2016.